ציוד משרדי לעסקים והחשיבות שלו עבור העובדים והלקוחות – כל עסק צריך ציוד משרדי ברמה גבוהה. אבל איך בוחרים את הציוד, מה ההשפעה שלו על העובדים וכמה זה אמור לעלות? הנה הפרטים שיהפכו גם את המשרד שלכם למקום עבודה יעיל ופרודוקטיבי יותר
עסק פעיל ומצליח נשען על מספר יסודות: כוח אדם איכותי, לקוחות מרוצים וכלים טכניים. בתוך ארגז הכלים החיוני עבור העסק, יש כמובן גם קטגוריה שלמה של ציוד משרדי.
למעשה, ציוד משרדי לעסקים רלוונטי לעצמאיים קטנים שעובדים מהבית לא פחות מאשר לארגונים גדולים.
בגלל המעורבות הזו של ציוד משרדי לעסקים בפעילות היום יומית של העובדים מול הלקוחות או הקולגות והספקים, מאוד חשוב לדעת איך לבחור אותו.
כיצד בוחרים ציוד משרדי לעסקים?
בחירה נכונה של ציוד משרדי לעסקים מתחילה בהגדרת צרכים ומטרות. כדאי לכל בעל עסק לחשוב היטב איזה ציוד משרדי הוא צריך ולהביא בחשבון מספר שיקולים:
- מספר העובדים בעסק
- סוג העבודה המשרדית
- מספר הלקוחות שהעסק משרת
- הרגלי עבודה קיימים לעומת הרגלי עבודה רצויים
- תקציב
בשלב הבא, ניתן להשוות בין סוגים שונים של ציוד משרדי לפי מחירים ומפרט טכני מלא. המפרט המתואר על ידי היצרן אמור לסייע לבעלי עסקים לדעת מראש על איזה ציוד הם יכולים לסמוך ועל איזה לא. ככל שמקבלים יותר מידע על המפרט הטכני המלא של סוגים שונים של ציוד משרדי לעסקים, כך מגדילים את הסיכוי לבחירה מושכלת ונכונה.
מה ההבדל בין סוגים שונים של ציוד משרדי לעסקים?
יש המון סוגים שונים של ציוד משרדי לעסקים ולכן הבחירה שלהם מורכבת מכפי שנהוג לחשוב.
מנגד, ניתן להצביע בבירור על מאפיינים של פריטים שבלעדיהם העסק המודרני לא יכול להסתדר וגם על המחיר שאותו מקובל לגבות עבורם.
מכשירי חשמל כגון מדפסת או מגרסה נמצאים בקטגוריה היקרה ביותר ובמשרד ממוצע הם יעלו 700-2,300 ש"ח.
לשם השוואה, חנות ציוד משרדי שמוכרת לוחות מגנטים או לוחות מחיקים תגבה עבורם רק כמה עשרות עד מאות שקלים מקסימום.
עוד הבדל רלוונטי בין עסקים בתחומים שונים.
עסקים בתחום הטכנולוגיה למשל יחפשו אחר ציוד מחשוב, בעוד עסקים בתחומים מסורתיים יהיו זקוקים לפתרונות אחסון, אריזה, יצירה, דיוק וכן הלאה.
מבחינת בעלי עסקים, המשמעות היא שכדאי להכין את שיעורי הבית ולהחליט מה בדיוק מחפשים ולמי פונים כדי להשיג אותו.
ציוד מתכלה לעומת ציוד קבוע
עוד דרך לבחור ציוד משרדי לעסקים היא להפריד בין הכלים המתכלים שבהם משתמשים על בסיס יום יומי, לבין כאלה שקונים לעיתים רחוקות בלבד.
מדפסות למשל הן חלק בלתי נפרד מהעסק ולמעט מקרים של תקלות או בעיות טכניות, העובדים לא צריכים להתעסק בהן ואין סיבה להחליף אותן.
לעומת זאת, עטים או נייר 4A הם משהו שהעובדים חייבים לקבל אליו גישה קבועה ויום יומית למרות שהם מתכלים.
הסוד הוא לרכז את הדרישות מבחינת רשימת הקניות של ציוד משרדי לעסקים תחת קורת גג אחת.
גם אם מדובר על ציוד שאותו בעלי עסקים צריכים בהתראה קצרה כגון שדכני סיכות או פתקיות וגם אם מדובר על ציוד יקר ערך שקונים לעיתים רחוקות בלבד כמו מכונה לספירת כסף, עדיף לבצע את הרכישה באופן מרוכז דרך אותה חנות.
מאמרים נוספים:
- קידום אתרים בגוגל לעסקים
- שיווק שותפים Affiliate מרקטינג אפיליאציה עד הסוף
- חובה לדעת על פרסום בגוגל!
- ציוד למשרד בתל אביב
איך בוחרים חנות מתאימה לציוד משרדי?
מה שבעלי עסקים צריכים לעשות זה לזכור את ההשפעה של הציוד על התפוקה של העובדים ועל הביצועים שלהם.
בשביל שבעלי עסקים יסכימו להתייחס לציוד בתור השקעה ולא בתור הוצאה רגילה, הם חייבים להבין שיש לזה השפעה על הלקוחות.
לעסק מודרני אין למשל הזדמנות שנייה להשאיר רושם ראשוני חיובי, אז לא כדאי שהלקוחות יגיעו לפגישה – רק כדי לגלות שלנציג החברה שיושב מולם אין עט זמין או דף נייר חלק לכתוב עליו.
החנות שאליה פונים כדי להשיג את הציוד חייבת לעמוד בסטנדרטים של העסק.
על החנות לאפשר רכישה של המוצרים אונליין או בקטלוג פיזי, מצופה ממנה להתחייב לעמידה בלוח זמנים וכדאי שהמחירים יהיו הוגנים.
אם מדובר על בעלי עסקים חדשים יחסית שאין להם ניסיון, הפתרון מבחינת בחירת החנות יכול להיות איסוף המלצות מלקוחות מרוצים ומקולגות.
טיפים לחיסכון בהוצאות על ציוד משרדי לעסקים
על אף החשיבות של ציוד משרדי לעסקים, אין סיבה לחרוג מתוך מסגרת התקציב או לקבל החלטות צרכניות לא מבוססות.
בעלי עסקים חייבים ללמוד איך לעבוד עם הציוד וכדאי להם להראות לעובדים דוגמא אישית מבחינת חיסכון ושימוש מושכל.
מלבד דוגמא אישית, רצוי שכל עסק ינהל מעקב ובקרה אחר השימוש בציוד והתדירות שבה מחליפים אותו.
עוד טיפ הוא לחשוב מחוץ לקופסא על מנת לספק לעובדים את הציוד שהם צריכים, בלי שהתפוקה שלהם תיפגע.
כך למשל ניתן לקדם בתוך העסק תרבות של מיחזור מוצרי נייר, מקוריות בשימוש במוצרי דיו והפחתת כמות ההדפסות.
ברור שכל זה לא אמור לבוא על חשבון העבודה השגרתית, אבל כן יש לשים על זה את הדגש.
